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人事档案保管办法

2020-03-30 13:21:13

1 目的

为规范医院档案管理,加强档案控制,提高档案利用率,并确保医院机密,保障医院的利益,特制定本办法。

2 范围

适用于与医院资料管理有关的部门及人员。

3 职责

3.1行政人事部负责档案室的管理。

3.2档案室档案管-理-员负责医院行政人事资料管理,同时,对各涉及资料的人员进行工作指导。

4 具体管理办法

4.1  资料分类

4.1.1行政资料,包括各种证书资质原件、报表、行政支出费用统计、行政合同、房屋、车辆、固定资产资料、医院规章制度、通知、会议纪要和其他行政资料。

4.1.2组织资料,包括医院营业执照、印章、医院章程、会议决议,重要岗位责任书,法律诉讼资料等。

4.1.3各类管理、技术书籍、杂志、光盘等资料。

4.1.4其它资料。

4.2资料存档

4.2.1各部门相关资料应定期存档,存档文件一般为原文或原件。

4.2.2整理周期较长,使用频繁的资料,可以以1年为周期存档,但不得迟于次年第一季度末。

4.2.3整理周期较短,使用较为频繁的资料,如固定资产统计资料、医院通知、会议纪要等资料,应按季度进行存档,存档时间不迟于次季度首月30日。

4.2.4按月进行统计的资料,如各种月报表、行政收支费用等应按月进行存档,存档时间最迟于次月30日。

4.2.5绝密文件及其他临时性资料应随时存档,如资质文件、对帐单、诉讼资料、固定资产附带资料、重要行政合同、书籍等,应随时存档,存档时间不迟于15天。

4.2.6各部门应自觉主动按期将资料存档,档案室应按部门建立《目录台帐》,按时催要各类资料;资料存档时,管-理-员应注意检查资料真伪是否齐全,有无相关部门负责人签字。存档时,档案室应开具《档案室移交清单》,交存档人留存。

4.3资料管理.

4.3.1档案室内应保持干燥通风,安全、消防设施齐备,一般人员不得随意出入。档案管-理-员应定期对档案室进行整理,保持室内整洁。

4.3.2档案管-理-员应将资料分类存放,进行存档编号,做好《目录台帐》,以方便查阅。

4.3.3公司资料应分为”受控”和”非受控”两大类,管-理-员应严格“受控”文件管理。

4.3.4档案室和各部门应建立《管理台帐》,各部门在存档和借用时,应持部门《管理台帐》与档案室《管理台帐》相互签字。

4.3.5档案室每半年应持《管理台帐》对各部门资料借用、领用情况进行核对,要每季度末核对一次。

4.4资料保密

4.4.1医院资料按密级可分为绝密、机密、秘密和一般四个等级;

A。属医院绝密资料的有:

a)。医院的资金情况

b)。医院的利润率

c)。医院的预算、决算

D。属于公司机密资料的有

a)。医疗成本

b)。外购药品进货渠道、价格

属于医院秘密资料的有

a)。医院员工名单、家庭地址、电话

b)。未公开的人事安排

c)。医院员工的收入

4.4.2绝密级、机密级的资料限于总经理、院长、财务部门等相关人员使用。

4.4.3秘密级的资料限于总经理、院长、行政人事部等相关人员使用。

4.4.4查阅人事档案,必须经总经理批准(总经理不在时,可由院长代批),在档案室内查阅,不得带出室外。如确需带出,须经总经理特别批准,并查清外带页数,签字备查。严禁涂改、勾划、撤换档案材料,不得向无关人员泄漏档案内容。

4.4.5对借用的档案必须妥善保管,不得交无关人员翻阅。

4.4.6对从档案中摘抄的材料,要进行认真的校对签字,禁止往记录本上摘抄或拍摄人事档案材料。

4.4.7复制绝密、机密资料须经董事长批准,复印秘密级资料须经人力资源部总监批准,档案室掌握。

4.4.8升降密级、解除密级的工作每年进行一次,由总经理批准。

4.5资料领用发放及收回

4.5.1资料领用者应经相关主管部门负责人审批,持有关申请批复或通知到档案室领取,领用时应持部门《管理台帐》。

4.5.2生产用图和工艺文件的领用由技术部统一进行,领用时应持部门《管理台帐》,技术部在发放图纸时,也需办理借用手续,并于每季度末对图纸和工艺文件进行整理。

4.5.3资料发放时,应经相关主管部门负责人审批或通知,同时在双方《管理台帐》上做好记录。

4.5.4资料持有人在离职时、岗位调动时,管-理-员应根据《管理台帐》做好资料回收I作并进签回记录。

4.5.5资料持有人因资料严重破损应需更改时,应填写《资料作废申请》、经相关部门领导人批准后,持原资料到档案室更换。更换时,应在双方《管理台帐》上做好记录。

4.6资料的借用、复制。

4.6.1任何人不得在借用资料上乱涂画改,不准将公司资料私自外借,不得私自复制医院资料。

4.6.2各部门借用、复制资料应由各部门负责人或负责人指定专人进行,不得随意调阅,借用医院资料。

4.6.3任何人不得调阅、借用和复制非相关部门人员的人事档案、薪资记录;任何人不得调阅其本人的人事档案。

4.6.4每年年底前,档案室应全部收回外借资料,包括各类资料、图书。

4.6.5资料的作废与销毁

4.6.6档案管-理-员应定期清整所有失效或作废资料,报行政人事部批准后盖”作废”印章,单独存放。

4.6.7需要销毁的资料,应由行政人事部或档案室填写。《资料销毁申请》,经相关部门确认后报总经理批准销毁。

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