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员工借款管理流程

2020-03-30 13:15:08

(一)员工借款的制度

通过借款制度,来规范员工的借款行为:临时工能不能向企业借款问题,企业借款不还,不按规定的期限报销、还款,财务人员该如何处理,借款报销需要票据。

写明借款的范围:

1.职工因公出差需要借支的款项;

2.业务员零星采购所需的款项;

3.经财务部门核准可周转使用的周转金、备用金;

4.其他因业务需用必须预借现金的款项。

(二)借款的限额

1.因公出差人员借款限额,按预计出差天数及标准核定:

车船票、飞机票按预计金额借款;

住宿费、补助费按每人每天100元借款;

如有特殊原因需增加款项时,应在借款单上阐明理由。

2.零星物资采购,按计划金额借款。

3.周转金、备用金的限额,按财务部核定的数额借款。

4.其他借款应根据实际情况填写借款单,不得多借。

(三)借款的程序

1.职工借款需办理如下手续:

借款人按借款限额填写“现金借款单”(见表6.3),并签名、盖章;

借款人所在部门负责人签署意见;

公司分管总经理批示;

财务负责人审批。

2.借款人员根据签字手续齐全的“现金借款单”到财务部门办理借款,经审核人员审核后由出纳员支付现金。

3.职工借款必须按规定办理借款手续,并严格按限额借款,否则,财务部门不得付款。

4.财务部门对已支付的借款作如下处理:

“现金借款单”为增加应收款的凭证;

“现金借款单”存根由出纳人员留存,作为催收借款和还款时的依据。

(四)借款的归还

1.职工出差返回及零星采购结束后,必须及时到财务部门办理报销手续,并结清欠款。

2.会计人员应根据借款申请严格审核报销凭单,对不符合借款申请用途的票据不予报销,一切后果由责任人承担。

3.职工借款的归还期限如下:

(1)出差借款自最后一天的住宿日期或回公司所在地的车船票日期算起,在十日内,到财务部门办理报销及还款手续;

(2)零星采购以购货发票日期为准,在十日内,到财务部门办理报销及还款手续。

4.职工借款的归还实行逐笔结清的办法,已发生借款尚未结清者,一律不准再发生新的借款。具体还款程序如下:

(1)借款人将手续齐全的现金报销单据交财务部门,由稽核员审核无误后交现金出纳办理现金付讫手续;

(2)借款人足额归还借款时,出纳员将现金清点无误与借款单存根核对相符后,开具现金收讫凭证作为借款人归还借款的依据。同时,将借款单存根和现金收据一并交借款人存查。

5.实行备用金制度的,借款人报销时,由财务部门付讫现金,借款滚动使用。借款人调离原部门后,应立即归还所借的备用金。

(五)借款违章的处罚

职工借款后,不按本制度规定办理还款手续的,一律视为挪用公-款,并按以下办法给予处罚:

1.超过购货发票日期及超过最后一天住宿日期或回本地车船票日期十天,未还清借款的,从第十一天开始,按日计收1‰的罚息。由财务部门出具收据,从借款人工资或报销的费用中扣回。罚息计算公式如下:

罚息数额=借款金额×1‰×超期天数

2.职工出差回本地后超过一个月未到财务部门办理结算手续的,除执行罚款外,取消其享受出差补助费的资格。

员工借款管理办法2017-10-27 13:23 | #2楼

 

第一章  总则 

第一条 为确保资金安全,提高资金的使用效益,防止资金闲置、拖欠等现象发生,使收入和成本更加均衡,根据省公司和公司的相关规定,特制定本办法。 

第二条 适用范围:四川天天物业有限公司本部及分公司 第三条 借款管理原则 

1、 按照谁借款,谁使用,谁归还的原则,不允许代替他人借款,或以他人名义借款。 

2、 因同一事项只能一人进行借款,一般不允许多人因同一事项进行借款。 

3、 能够转账结算的业务不得故意采取现金结算。尽量减少现金结算,确保资金安全。 

4、 同一事项前款不清,后款不借;借款担保,连带责任。分公司经理或部门负责人对所属分公司的借款负连带责任。 

5、 分公司可以不指定报账人员,也可以指定一名报账人员,一旦指定不得随意变更。 

第二章  借款类型和支付方式 

第四条 借款类型:零星借款、备用金借款、其他借款 判定: 

1、零星借款是指在日常经营活动过程中,为完成某一项工作任务而需要临时预借的款项,该任务完成后必须及时核销;如:垫支房租费、保险款、代垫内退及退休人员费用、差旅费、培训费、招聘费、电话费、修车费、会务费、保证金、工程分包费等。 

2、备用金借款是指事先根据日常现金开支需要核定备用金定额的借款,属于经常性业务。填写时必须明确用途,每年12月31日前必须归还。如采购员日常零星采购所需的现金借款、每月必须现金支付的水电气借款、部门及分公司日常周转用的借款等。 

3、其他借款是指因发生某种事故而紧急拆借的临时借款。如发生交通事故、人身伤害事故、消防安全事故垫支的款项等。 

第五条 借款的支付方式:现金借款(填现金借款单)、转账借款(填转账支票申请单),所有借款采取网银支付。  

第三章  管理流程及相应规定 

第六条 借款的管理流程 

第七条 借款人:仅限于公司职能部门管理人员、分公司经理指定的报

账人员(可有)、项目负责人以上的同等岗位(以人力资源部任命为准),不包括试用期内的员工和借调员工。 

第八条 借款审核人 

部门经理、分公司经理应当严格审核借款人的合规性、借款用途的必要性,借款金额的合理性。

第九条 借款审批人 

1、 零星借款和其他借款涉及现金结算的,壹万元(含壹万元)以内的借款由分管总经理审批后生效;超过壹万元的经分管总经理审核后,还需总经理最终审批后生效。

2、 备用金借款经分管总经理审核后,还需总经理最终审批后生效。

3、 转账借款的审批权应当遵守《四川天天物业有限公司授权管理办法》。 

第四章  其他规定 

第十条 财务规定

1、 借款人应填制“现金借款单”或“转账支票申请单”,按审批程序批准后,作为原始凭证粘附于记账凭证后面。 

2、 零星借款和其他借款应在该经济事项结束后7个工作日内进行核销,遇特殊情况需超过7个工作日的,应将原因书面说明经分管总经理审批后交财务备查。 

3、 借款人还款或结算时,出纳不得将原始凭证(现金借款单和转账支票申请单)归还于借款人,而应当另行开具还款收据给借款人。 

4、 预算会计在审核原始凭证时,应当查询相应借款情况,杜绝重复结算。 

5、 核算会计应当及时进行会计处理,并在每月6日前将上月《借款明细表》通过办公网发送给借款人和预算会计,以便核对和清销。 

第十一条 考核和处罚 

1、 对借款次数频繁的借款人,借款期限根据借款时间、还款情况分别确定,对于超过一个季度的借款,没有书面说明原因的,财务部将建议从该借款人薪资中扣回。 

2、 借款审核人应当严格审查借款人借款资格。如果因借款人借款资格问题,造成借款损失的由借款审核人承担连带责任。

3、 涉及借款人调动(含部门协商调动、任命、离职、辞退、退休、开除等,下同)时,必须先将未还款借款全部还清,未经财务部签字证明该调动人员已还完借款的,人力资源部不能为其办理调入、调出或其他手续。否则出现损失由相关人员承担责任。

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